Vooruitgang te boeken met Office 365

‘Arling durft…’ – met deze pay-off durft het Westlandse Arling haar opdrachtgevers boven alle andere uit te laten stijgen. Dit doet zij met creatieve, strategische communicatie en events. Vooral in het Westland, maar ook daarbuiten. Na 25 jaar voegt Arling een nieuwe schakel toe aan deze ‘durfal-ketting’: Arling durft voortuitgang te boeken met Office 365. Natuurlijk met Venéco als partner.

Roebi Weterings is intern projectmanager bij Arling en verantwoordelijk voor HR, Financiën en Strategie. Zij heeft de transitie naar Office 365 begeleid. ‘De dienstverlening van Arling gaat veel verder dan alleen het opstellen van een communicatieplan of het organiseren van een feestje,’ vertelt zij. ‘Wij stellen de vraag achter de vraag en achterhalen de identiteit en het onderscheidend vermogen van een bedrijf. Hiermee hebben we (indirecte) invloed op de strategie van een bedrijf. Hierdoor heeft ons werk echt impact op een organisatie. Dan is het belangrijk dat wij zelf onze zaken ook goed hebben geregeld.’ Roebi is trots op de interne professionaliseringsslag die Arling afgelopen jaar heeft gemaakt: met een nieuw CRM-systeem voor betere projectcoördinatie, met de overstap naar VoIP-telefonie (bellen via internet) en met de overstap naar Office 365 zakelijk voor werken in de cloud.

Voor gemak en veiligheid

‘Ik kende het werken met Office 365 zakelijk al vanuit mijn vorige werkkring’, vertelt Roebi, ‘en had zelf ervaren hoe prettig en professioneel het is, als je al je bestanden op één plek bij elkaar hebt en je er via al je apparaten op afstand bij kan en dat dit dan ook nog veilig is.’ Arling werkte tot dat moment nog traditioneel met een lokale server. Naast de wens om flexibel te werken, was de aangescherpte privacywetgeving in de vorm van de Algemene Verordening Gegevensbescherming een reden om deze overstap te maken. Roebi: ‘We beschikken over veel gevoelige bedrijfsinformatie van onze opdrachtgevers. Dan wil je dat toch allemaal goed en veilig geregeld hebben.’

‘In control’ met externe partij

In plaats van ‘zelf de boel te regelen’ koos het bureau welbewust om de overstap naar Office 365 zakelijk samen met Venéco te doen, met wie het al langer zaken doet. ‘We schatten in dat het toch een vrij complex proces zou zijn, waar best wat haken en ogen aan zouden kunnen zitten. Dan is het handig als je ‘in control’ bent met een vertrouwde partij, die ook nog eens dichtbij gevestigd is,’ aldus Roebi. En die inschatting bleek juist. ‘Overstappen naar Office 365 zakelijk is niet iets wat je besluit volgende week even te doen,’ zegt Roebi nu achteraf. ‘We hebben er veel tijd en voorbereiding ingestoken. Je moet goed bedenken hoe je wilt werken, hoe je processen lopen, om daarna Office 365 goed te kunnen inrichten. Het contact met Venéco was daarin open en werkte fijn. Ze liepen nergens voor weg, pakten alles op, met een vaste contactpersoon die onze processen steeds meer ging begrijpen en daarnaar kon handelen. Het volgende traject is alweer gestart: de aanschaf van nieuwe pc’s. Ook met Venéco. Ze helpen ons onder andere met de afweging tussen Windows of Apple.’

Het werkt lekker ‘straight’

Arling heeft dus enerverende maanden achter de rug, maar nu alle infrastructuur op het gebied van CRM, telefonie en Office 365 zakelijk er ligt, kijkt Roebi met plezier vooruit. Naar verdere professionalisering en de vruchten die ze ervan kunnen plukken. ‘Je moet de overstap dus niet onderschatten,’ besluit Roebi, ‘maar wat ís het lekker als het werkt. Overal altijd bij kunnen. Alles bij opdrachtgevers kunnen laten zien. Samenwerken aan documenten. Nooit meer met de laptop van de zaak thuis op de bank, maar gewoon met je eigen tabletje. Nooit meer bestanden heen en weer mailen, maar ze direct goed opslaan. Het werkt allemaal heel straight. En nog veilig ook!’

Vragen, opmerkingen of ideeën naar aanleiding van bovenstaand artikel?
Wij zien uw feedback graag tegemoet!